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建筑与房地产

·中建西勘院 协同“筑”力项目管理升级

数字时代来临让市场格局、商业模式、企业运营模式等发生着改变,以劳动密集型为特点,传统建造方式为主的工程建筑行业面临着更严峻的挑战。如何化解原有产业模式带来的高成本、低效率难题?如何在长周期、跨地域、需求庞杂的项目中进行有效的工程项目管理,并依托于数据进行科学决策?

“致远互联第八届协同应用大赛”亚军,中国建筑西南勘察设计研究院有限公司(以下简称“西勘院”)在11月3日总决赛现场以《协同“筑”力项目管理升级》为题分享了在“复杂多变的市场环境给工程项目管理带来巨大管控压力”的情况下,西勘院是如何从项目粗放管理变为集约化管理,精细化管理,从而降低风险,提升企业利润的。

西勘院信息化办公室主任唐学兵表示:“西勘院一直走在信息化的路上,深知数字化转型的不易。通过与致远互联合作,真正解决了项目成本管控、降低项目风险等困扰企业多年的难题,让我们看到了建筑企业更加美好的未来。”

 

·中建西勘院 协同“筑”力项目管理升级 

西勘院信息化办公室主任 唐学兵

 项目管理之艰,变革迫在眉睫 

成立六十余年,先后完成了包括成都机场、昆明新机场、哈大高速铁路、西昌卫星发射中心、中国工程物理研究院、三峡库区地质灾害防治、中石化普光油气田等大批国家重点工程在内的上万个项目,集团员工1000余人的西勘院其实一直走在信息化管理的探索之路上。然而,财务NC、人力资源EHR、OA等系统在企业管理中的应用,并没有解决西勘院面临的根本问题:

第一、组织机构庞大,管理难度极高。西勘院拥有14个核心职能部门、21个院属单位及1个控股公司。点多线长面广,管理半径长、管理幅度大,大量的信息处理交互极大增加了管理难度。

第二、产业布局广。作为一家集勘察、测绘、建筑设计、地灾治理、设计、施工、检测鉴定与加固、EPC总承包等为一体的综合勘察设计单位,西勘院的项目过程管理复杂,项目分布地域广,项目质量、进度难以控制。

第三、项目成本高。项目体量大,分包分供等费用支出关系复杂,项目成本居高不下。

对于西勘院来说,管理之难主要在于工程项目。而面对着每年多大上千的项目,数据无法及时反馈影响事项审批与领导决策,项目管理周期中信息无法追溯、成本计划不规范、过程无管控、成果无归档,运营管控中财务与项目管理割裂使得支出、收入、费用结算等环节管理面临难题,集团层面信息传递失真、纸质传递效率低下等问题如果不能有效解决,将直接影响着这家老牌建筑企业的兴衰发展。

如何推进管理制度体系尽快实施,实现模拟法人制的管理模式,同时保障信息系统能够快速适应业务发展所需的变更?西勘院的选择是以一套系统整合相关管理模块,全面提升生产经营管理的综合水平。

然而,在市面上很难找到一家具备完整业务管理体系的平台,既可以整合多方系统,又可以满足西勘院“因快速发展而持续进行系统快速迭代”这一定制化需求。

经过大量筛选,最终西勘院找到了致远互联。

“我们看中了致远协同CAP平台强大的业务定制能力。结合业务与管理,形成了我院独有的业务模块,同时业务模块之间具有完全耦合能力。业务主体完成后,系统可根据实际业务变化随需调整,而且保证业务间数据交互不受限制。”唐学兵如是说。

西勘院的数字化管理变革由此而展开。

致远互联将西勘院的需求进行梳理,打造项目管理平台,涵盖客户信息管理、项目登记管理、项目投标管理、合同管理、成本管理、分包分供管理、结算管理、项目基础档案及项目费用管理九大板块,并通过协同管理平台进行整合。九大板块之间既相互独立又相互包容,不仅实现了管理与业务的打通,还根据西勘院自身运营模式、管理需求进行了创新。

 六重创新,协同助力数字管理 

通常来说,建筑工程管理作为一个系统工程,对于施工工期、工程质量、费用和安全的把控十分看重,这也是几乎所有建筑企业关注的焦点。由于规模大、流程多、区域广,这一系统工程的管理需要承接、设计、施工、监理等各个工种,以及人力、财务、市场、项目等各个部门的协作完成,为组织管理增加了难度。西勘院不仅通过致远协同管理平台整合了不同功能模块,实现了企业内部日常与外部业务的协同管理,还延长了管理周期,将管理起始点从项目开始提前到了意向客户,为企业在激烈的市场竞争中增加有力砝码,并依据自身特点实现多重创新。

第一重创新在于客户管理规范化。在接触新客户时,一线人员就会对客户进行价值分析:哪些是优质客户?哪些是意向客户?以此划分客户等级,并将收集到的信息进行规范化、制度化录入,以便为后续的跟进提供依据。西勘院的系统中将客户管理设定为新增集团、业主准入以及发包人准入,无论哪一类客户都涉及到客户信息等商业机密,所以每一次修改都要经过审批,按照权限开放可见,以确保信息的安全性。而且信息一次录入,可以支持后期的全程调用,避免重复工作。

第二重创新在于项目登记中的校验机制。以前,经常会出现西勘院下属多个单位针对同一个项目进行投标,最后因对外发布标准不同、报价不同而陷入“尴尬”。现在,系统设定只有在项目登记后才能进行投标,通过自动校验机制检测是否存在投标冲突。如果发现,就会进入内部评选环节,选择最优方案参加竞标。

第三重创新在于投标前的商务决策。收到业主的招标文件后,西勘院的投标管理系统可以根据文件内容进行资金、成本、项目风险以及清单差异等一系列的商务策划行为,以决定是否参与投标。并且智能分析竞争对手数据信息,供企业进行分析,提升中标几率。

第四重创新在于合同管理中的风险把控。西勘院将合同管理划分为含谈判记录、策划、合同登记的前期管理;含评审、合同交底、用印的中期管理以及包含合同借阅、变更、解除、索赔的后期管理。并且用红黄蓝标识标出合同风险点,记录在案,供以后参考,实现了业务的可追溯。

值得一提的是,无论是合同管理还是下一流程中的成本管理,提前测算管理内容和风险,并及时收纳数据,为之后的决策提供信息参考的做法贯穿西勘院的管理始终。

第五重创新在于勘察项目实“无纸化”。一般来说,项目勘察签订合同之后要制定大纲,进行数据采集、做成报告,形成台账。在没有实施信息化管理之前,这部分工作都是依靠纸质记录,信息遗漏、项目结束后没有跟进导致死账、坏账出现的情况时有发生,而现在,所有流程记录在案,项目全程可追溯,为项目圆满收工提供极大保障。

第六重创新在于资金管理,这也是西勘院系统搭建中最重要的部分。一方面,项目结算时分为收入、支出两条线,按照合同规定按照时间节点进行款项结算,之后进入开票、付款流程。另一方面,致远互联帮助西勘院创新建立了“资金结存档案”,收入各业务的全部资金数据,哪一个项目、哪一个单位、有多少资金、资金结算如何等信息尽收眼底。

而且,通过致远互联协同管理平台,西勘院打通了企业费用报销与银行相关系统,所有环节进行之后自动付款,极大提升工作效率。

通过与致远互联的合作,西勘院解决了从前期项目可行性评估、科学合理制定项目规划、降低风险、节约成本、到针对项目进行实时监控等问题,从数据以及信息等同步中及时识别风险提出应对策略,最终确保项目周期与质量,顺利完成交接。对于西勘院来说,项目信息化管理不再是其发展的阻碍,智慧协同将助其走向更美好的明天。