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集团型企业

天津南港公司 迈进数字时代·

2008年9月,天津市委、市政府确定了“双城双港”城市空间发展战略规划,定位为世界级石化产业和港口综合功能区、中国北方石化产品枢纽港的南港工业区作为“双城双港”战略的重要组成部分。作为南港工业区的开发与建设单位,天津市南港工业区开发有限公司(以下简称:南港开发公司)就是在这样的背景下登上历史舞台的。但是面对建设项目的逐渐增多,系统化、流程化的管理需求日益凸显,如何帮助工业区的入驻企业解决来自财务、人力、业务等各方的管理难题?在“致远互联第八届协同应用大赛”总决赛现场,来自南港信息公司的王东讲述了与致远互联九年相伴,一步步向数字化、智能化企业迈进的经历。

南港开发公司从无到有,经历与见证了致远互联协同应用从1.0到4.0四个时代。两家企业在九年的合作中不仅相互促进,也因爱而相伴、成长。

天津南港公司 迈进数字时代· 

天津南港信息网络有限公司项目经理 王东

 1.0时代:解决制度痛点,初步实现信息化 

对于南港工开发公司这样一家建筑项目环节多、人员管理需求灵活的企业来说,在信息化管理没有普及的年代,组织管理面临三大难:

一是效率提升难。企业中所有的业务审批只有经过领导签字才可以生效,部门之间的合作也需要管理层开会后决定,这对“走在开会路上”的管理者和“寻找领导决策”的员工造成了极大困扰。

二是制度落地难。有时已经获得审批的付款文件经常因为缺少相关资料而不能在财务处报销,财务人员为难的同时也为经办人员带来了不便。

三是信息共享难。由于信息共享不及时,同一业务的不同部门经常会面临账目、流程等信息不统一的情况,影响后续进程与决策。

就是在这样的情况下,南港开发公司与致远互联走到了一起,逐渐走向了“管理制度化、制度表单化、表单流程化、流程自动化”的1.0时代。

“管理制度化是我们进行信息化转型的第一步。我们将公司所有的管理规定汇总成管理制度手册,根据制度手册设计流程审批表单,之后结合表单与手册,根据岗位、职责、权限设置审批流程与节点。”王东介绍,南港开发公司在梳理了所有流程后将其移植于致远互联的协同管理系统中。无论是PC端还是移动端,管理者都可以随时随地进行业务流程审批,审批的表单数量从几个发展到成百上千个,从一项业务延伸到企业所有业务中,为协同管理2.0的到来奠定了基础。

 2.0时代:“以静制动”,打破信息孤岛 

2012年,南港开发公司迎来协同应用2.0时代,“为信息孤岛铺路搭桥,实现静态协同表单控制动态合同支付”成为了新的主题。

以前,企业员工通过OA系统发起各种项目流程审批,经过一系列文件整理与流程审批后,由财务人员手动将审批结果录入到ERP系统中。企业发展初期还好,但是到了2013年初,南港开发公司飞速发展,项目、合同、付款、造价等数据急剧增加,依靠人工变得力不从心。

合同状态、工程造价、付款记录存储在ERP系统中,合同执行过程中的付款申请、合同状态变更在协同系统中用各种表单发起、审批。发起人在填写表单时,合同信息、付款历史、合同状态能不能自动读取?审批人在流程审批中,如何确信数据真实有效?支付人在款项支付时,如何保证没有超出合同金额或合同阶段付款?这些问题亟待解决。

依托致远协同,南港开发公司建立起了中间平台,可以将ERP等各个系统中的全部数据汇总到一起,通过表单接口发起表单审批。

同时,项目负责人通过中间平台选择要发起的项目审批合同,中间平台会同步读取付款情况,将来自不同系统的数据进行汇总,呈现到发起人的工作界面上。发起人填写相关数据,利用表单接口向致远协同管理系统发送表单审批,之后进行财务处理。以此实现了两个系统的联通。

 3.0时代:实现项目、合同、预算、费用等绩效管控 

2017年,南港开发公司进入了协同应用3.0时代。随着企业向多元化发展,原有外挂平台式的系统整合已无法满足管理需要。恰逢此时,致远互联进行了协同管理平台优化与升级,强化了业务定制平台模块。南港开发公司因此基于业务定制平台对原有合同审批、支付系统进行了升级搭建,并新增了项目管理、合同管理、预算管理、费用控制等企业绩效管控模块,解决了项目管理三大痛点:

首先,针对“项目合同审批需人工修改”的情况,系统将审批建立在协同系统的业务定制平台项目管理中执行,项目与合同信息在审批完毕后自动生成,有效保证了数据的一致性。

其次,针对“合同执行抓取信息不完整”的情况,系统在抓取信息后,经过审批的执行信息会自动写进独立的单据记录中,以保证数据完整性。

再次,针对“项目信息修改易产生执行错误”的问题,系统在项目信息变更、审批后自动改变,有效保证了数据的及时和准确性。

至此,基于致远互联协同管理平台,南港开发公司实现了含投资计划、立项批复、投资批复等流程的项目前期,含招标申请单、谈判申请单、项目合同付款单等信息的项目中期,以及包含合同竣工验收审批、一类二类费用结算审批、合同结算审计通知单、旅游保证金退还审批等流程的项目后期的全周期项目管理。

值得一提的是,在项目预算管理上,南港开发公司通过优化预算科目与管理流程,基于动弹分析进行全面规范,根据费用类别进行报销,通过两级控制预算等方式实现了对企业预算的系统化、自动化、流程化管理。

随着致远互联新一代协同管理平台的发布,南港开发公司也步入了协同管理4.0时代。南港开发公司通过新平台整合不同系统,打造门户集成,为企业实现数字化运营,转型高绩效组织奠定了基础。

九年的合作里,南港开发公司经历了协同管理从无到有、从静态到动态、从分散到统一。正如王东在现场所言,“得益于致远协同管理平台的每一次更新与进步,伴随着致远互联的成长,我们的管理水平也得到了不断提升。同时致远互联用心倾听我们的声音,根据我们的需求和建议持续地改进,使我们在沟通协作上更加高效、便捷。”